G Suite vinkit

Ota G Suite tehokäyttöön vinkeillämme. Asiakkaamme saavat vinkit automaattisesti sähköpostiinsa.

#26: Lisää visuaalisuutta Google asiakirjoihin helposti

Tiesitkö, että Google asiakirjoissa (Docs) on näppärä toiminto, jonka avulla teet niistä visuaalisempia ja hauskempia lisäämällä helposti kuvia haluamiisin kohtiin. Kokeile vaikkapa omia joulukortteja askarrellessasi.

Simppeliä – tee näin:

  • Lisää
  • Kuva
  • Valitse (tietokoneelta, webistä, Drivestä…) ja simsalabim!

Hauskaa joulun odotusta!

#25: Google valmiina EU:n tietosuoja-asetukseen

GDPR-hakusanalla Googlesta ruutuun tärähtää noin 6,4 miljoonaa tulosta – huh! Jotta sinun ei tarvitse klikata jokaista, olemme täällä auttamassa sinua 🙂 GDPR eli lyhenne sanoista General Data Protection Regulation on siis yleinen EU:n tietosuoja-asetus, jota aletaan soveltaa 25.5.2018 alkaen. Uusi asetus edellyttää myös Googlen rekisteröivän tiettyjä tietoja EU:n alueen G Suite -yritysasiakkaista, kuten EU-edustajan ja… Lue lisää…

#24: Lisää käyttäjäystävällisyyttä ja turvaa

Saimme tänään käyttöömme uuden Drive File Steamin -sovelluksen, joka korvaa aiemman Drive Sync Client -sovelluksen. Drive Syncissähän oli epäkohtana se, että kun kaikki organisaation yhteiset tiedostot synkronoitiin koneellesi, kovalevyn tila joutui koville. Turvallisuuskin paranee, kun käyttäjien omilta koneeltaan poistamat tiedostot eivät poistu Drivesta eikä käyttäjillä ei ole kaikkia yhteisiä tiedostoja koneidensa kovalevyillä. Drive File Stream… Lue lisää…

#23: Säästä sormenpäitä!

Google Docs on loistava työkalu asiakirjojen luomiseen ja muotoiluun. Siinä on lukuisia muokkaus- ja muotoilutyökaluja sekä satoja fontteja. Voit lisätä linkkejä, taulukoita, kuvia ja piirroksia. Työkaluja myös kehitetään jatkuvasti. Uusinta on nyt tekstin muuttaminen isoiksi tai pieniksi kirjaimiksi. Voit muuttaa koko tekstin tai valitsemasi osan helposti näin: Valitse ylävalikosta Muoto – Isot kirjaimet – pienet… Lue lisää…

#22: Gmail tehokäyttäjän vinkkejä

Tervehdys! Kokosimme tähän vinkkejä Gmailin tehokkaasta käytöstä. Gmail on yleinen valinta henkilökohtaiseksi sähköpostiksi ja sen saa myös yritysversiona omalla domainilla varustettuna.  Gmail ei osaa hakea osittaisilla sanoilla. Käytä siis sellaisia hakusanoja jotka varmasti ilmenevät viestissä (eli esim. hakusana ”Pariisi” ei löydä viestejä joissa lukee ”Matka Pariisiin”). Tähän ei myöskään ole olemassa mitään *-operaattoria, jolla voisi… Lue lisää…

21#: Huolestuttaako kyberturvallisuus?

Hiljattain maailmaa kohauttanut kyberhyökkäys sai varmasti useimmat meistä huolestumaan tietoturvasta. Onkin paikallaan muistuttaa G Suiten turvallisuudesta verrattuna ratkaisuun, jossa kaikki tiedostosi ovat koneesi kovalevyllä. Vaikka koneesi tulisi virus tai se menisi rikki, pääset tiedostoihisi käsiksi millä tahansa muulla koneella. On kuitenkin tärkeää tiedostaa, että käytettäessä tiedostojen synkronointia koneen ja Google Driven välillä, mahdollisen koneelle luikerrellun… Lue lisää…

#20: Tekstin kopiointi kuvasta

Sormenpäät säästyvät taas hiukan, kun G Suitessa on eräs näppärä lisäpalikka: kuvatiedoston muuntaminen tekstiksi. Haluamaasi esim. lainausta kuvatiedostosta ei enää tarvitse näpytellä itse, vaan voit muuntaa sen tekstiksi ja copypastata haluamasi otteen. Tässä ohje: Klikkaa Drivessä hiiren oikealla haluamaasi kuvatiedostoa. Valitse avaa sovelluksessa -> Google Docs Simsalabim – G Suite tunnistaa automaattisesti tiedoston kielen ja… Lue lisää…

#19: Team Drives käyttöönotto

Team Drives on on nyt saatavilla kaikille, joilla on G Suite Business, eli entinen Google Apps Unlimited. Jaa että mikä ihme ryhmävietti? Ei sentään, vaan kätevä toiminto, joka tekee tiimityöskentelystä entistä helpompaa. Team Driven perusjuju on se, että tiedostoja ei omista yksi käyttäjä, vaan tiimi. Kun käyttäjä lisätään tiimiin (esimerkkinä vaikkapa johtoryhmän jäseniin), kaikki tiimin… Lue lisää…

#18: Etsivä löytää?

Niinpä kai, mutta ei aina helposti (ainakaan jos sattuu olemaan kaltaiseni hajamielinen professori, joka muuten löysi aamulla auton avaimet jääkaapista pitkän etsinnän jälkeen). Etsimiseen käytetty turha aika kiukuttaa aina. Tämä vinkki kannattaa ottaa käyttöön, niin ainakin tiedostot löytyvät helpommin ja nopeammin: Drivessä sijaitsevia tiedostoja on helppo ”tägätä” lisäämällä tiedoston lisätietoihin hakusanoja. Tägätyt tiedostot on helppo… Lue lisää…

#17: Yhdistytään LinkedInissä

Joulukuinen tervehdys! Sähköposti koetaan usein jonkin verran persoonattomana viestintätapana, mikäli lähettäjä ei sitten satu olemaan huikea sanaseppä, jonka viestejä suorastaan odotetaan. Gmailiin on nyt saatavissa lisäosa Rapportive, joka laittaa lähettäjän LinkedIn-profiilin perustiedot kivasti viestin oikeaan reunaan. Yhdellä silmäyksellä vastaanottaja näkee kuka ja missä olet ja voi helposti esim. sopia tapaamisen kanssasi. Lataa lisäosa tästä. Klikkaa… Lue lisää…

#16: Yli miljoona Google-tiliä on murrettu

Hesari uutisoi eilen yli miljoonan Google-tilin murrosta. Mobiililaitteet ovat saaneet tartunnan sovellusten mukana, jotka on ladattu muualta kuin Google Play -sovelluskaupasta. Tässä tapauksessa ongelma keskittyy laajemmin muualle maailmaan, sillä Suomessa tartuntoja on havaittu vain 70 kappaletta. Kannattaa tarkistaa, ettei omaa tiliä löydy listalta. Tarkista myös henkilökohtainen tilisi, jos käytössäsi on Gmail.com-loppuinen sähköpostiosoite. Tarkistuksen voit tehdä täällä…. Lue lisää…

#15: SalaSanaXy%12! – äh!

Niinpä niin, salasanojen pitää olla riittävän vaikeita ja pitkiä sekä sisältää vielä erikoismerkkejä jotta ne ovat turvallisia. Yritä nyt sitten ainakin tällaisilla nakkisormilla näpytellä tuollaista merkkijonoa oikein pikkupienellä, esim. puhelimen näytöllä. Google on onneksi huomannut tämän, ja onkin tehnyt mahdolliseksi kirjautua Googleen salasanan sijasta älypuhelimella. Kirjautuessasi Google-tilille saat salasanan näppäilyn sijaan kehotteen puhelimeesi. Kirjautuessasi Google-tilillesi,… Lue lisää…

#14: Google Apps on nyt G Suite

Lokakuinen tervehdys! Google on uudistanut Google Appsina tunnetun tuotekokonaisuuden nimen. Kokonaisuuden sisältä kuitenkin löytyy edelleen kaikki entuudestaan tutut ja asiakkaidemme suosimat työkalut, kuten Gmail, Drive ja Hangouts. Uuttakin pukkaa, ja paljon. Erityisen hyödyllisiä uusia toimintoja ovat mm: Explore in Docs, Sheets and Slides, eli Tutki –toiminto (käytettävissä heti): Explore on uusi työkalu helpottamaan presentaatioiden, projektien… Lue lisää…

#13: Ilmiömäinen muisti?

Oletko ikinä miettinyt miten me muistamme aina lähettää näitä vinkkejä säännöllisesti sinun sähköpostiisi? Nyt pitää paljastaa, että asia ei ole ihan täysin muistimme varassa… Kerroimme aiemmin miten teet oman muistuttimen Google Kalenterilla siten, että saat sähköpostiviestin aiheesta. Tämähän hoitui niin, että tallennat tehtävän kalenteriisi ja pidät sen lukemattomana niin kauan kun se on hoidettu. Nyt… Lue lisää…

#12: Viimeinen käyttöpäivä nyt muuallakin kuin makkarapaketissa

G Suite palveluihin on jälleen tullut hyödyllinen lisäominaisuus, mikä helpottaa hallittavuutta ja parantaa turvallisuutta. Google Driven, Docsin, Sheetsin ja Sliden jakamiseen saa nyt määriteltyä voimassaoloajat. Toiminto on hyödyllinen monessa yhteydessä. Esimerkkinä vaikkapa tilanne jossa yrityksesi vuokraa projektiin ulkopuolisen urakoitsijan kolmeksi kuukaudeksi. Voit jakaa urakkaa koskevat asiakirjat urakoitsijalle, niin että niiden jako päättyy automaattisesti kolmen kuukauden päästä…. Lue lisää…

#11: Riippukeinussa?

Noh – vaikka “Hangout” voisi kääntää suoraan “roikkua ulkona”, se ei aivan sitä kuitenkaan ole. Mutta eipä haittaa, sillä sitä voi kuitenkin käyttää riippukeinusta käsin! Kerroimme aiemmin G Suite –vinkeissämme monipuolisen Hangouts-palvelun ominaisuuksista. Google Hangouts on automaattisesti kaikkien G Suite –asiakkaiden Gmailissa ja sillä voi: lähettää viestejä, soittaa videopuheluita tai –puheluita sekä jakaa valokuvia ja sijainteja perustaa ryhmächatin… Lue lisää…

#10: Roskaa vai laskuja?

Gmailissa on jännä ominaisuus, jolla voi tehdä automatisoinnista helppoa. Kun sähköpostiosoitteen @-merkin eteen laittaa plussan ja mitä tahansa tekstiä, menee viesti silti perille. Esim. jos osoite on pekka@gmail.com (tai G Suite -asiakkailla pekka@firma.fi), voi viestejä lähettää myös osoitteeseen pekka+roskaa@gmail.com tai pekka+mitatahansa@firma.fi ja ne saapuvat aina samaan postilaatikkoon. No mihin tätä sitten käytännössä tarvitsee? Esim. jos rekisteröidyt johonkin palveluun josta tulee… Lue lisää…

#9: Halki, poikki vai pinoon?

Joskus on tarvetta pilkkoa PDF-tiedosto osiin esim. siten, että jokainen sivu on oma tiedostonsa. Muitakin variaatioita voi olla, esimerkiksi sivut 1-3 omaksi tiedostokseen, 4-6 omaksi ja niin edelleen. Tähän on kätevä lisäosa Chromeen nimeltä PDFSplit!, jonka voi ladata osoitteesta https://chrome.google.com/webstore/detail/pdfsplit/lpfokeciojoikllncciaicibmogdeida . Asenna PDFSplit! lisäosa. Laita tiedosto Driveen. Klikkaa tiedostoa Drivessä hiiren oikealla -> Avaa sovelluksessa… Lue lisää…

#8: Hups!

Livahtiko sähköpostiviesti väärälle vastaanottajalle? Kenellepä näin ei joskus olisi käynyt – kuitenkin se harmittaa niin vietävästi. Erityisesti  jos vastaanottaja edustaa organisaatiota tai tahoa, jolle viestisi ei missään tapauksessa olisi saanut lähteä. Usein käy myös niin, että juuri kun olet painanut lähetä-nappia, muistatkin vielä jotain mikä olisi pitänyt kirjoittaa tai liite jäi matkasta pois. Tähän ongelmaan… Lue lisää…

#7: Arkistoinnista aina vaan helpompaa

G Suitessa on näppärä toiminto jonka avulla voi ”tulostaa” minkä tahansa sähköpostiviestin tai nettisivun suoraan Driveen. Toiminto on erityisen kätevä silloin, kun tarvitset esimerkiksi kaiken tiettyä projektia koskevan aineiston selkeästi omaan kansioonsa Driveen. Tiedot pysyvät tallessa löytyvät helposti ilman että tarvitsee välillä käydä hakemassa tietoja sähköpostista. Nettisivun tallentaminen Driveen Google Chromella: Avaa nettisivu jonka haluat tallentaa…. Lue lisää…

#6: Uutta Google Hangoutsissa

Google Hangouts on hyödyllinen palvelu, joka on automaattisesti kaikilla G Suite –käyttäjillä. Hangoutsilla voi lähettää viestejä, soittaa videopuheluita tai puheluita, sekä jakaa valokuvia ja sijainteja. Voit perustaa vaikka työtiimisi ryhmächatin Hangoutsiin, jolloin reaaliaikainen keskustelu on helppoa. Hangouts on myös hyödyllinen silloin kun sinun täytyy näyttää jotain omalta koneeltasi toiselle henkilölle tai henkilöille, jotka ovat eri paikoissa…. Lue lisää…

#5: Vältä noloja tilanteita ja turhia keskeytyksiä

Kyllä siinä posket lehahtavat punaisiksi, kun olet palaverissa asiakkaan kanssa parhaillaan näyttämässä esitystäsi koneeltasi ja yhtäkkiä esiin pomppaa kalenterimuistutus seuraavasta tapaamisesta asiakkaasi kilpailijan kanssa. Kalenterimuistutukset saattavat muutenkin katkaista hyvän flown kun muistutus pomppaa ruudulle ja joudut kuittaamaan sen päästäksesi jatkamaan työtäsi. Tämän voit muuttaa kalenterin asetuksissa: Ota ensin käyttöön Labs-toiminto Mukavat ilmoitukset: Kalenterista asetukset (rattaan… Lue lisää…

#4: Arkaluontoista tietoa?

Onko Google Drivessäsi tietoja, joiden levittämisen haluat estää? Tähän avun tarjoaa Information Right Management (IRM), jonka avulla saat estettyä tiedostojesi lataamisen, tulostamisen ja kopioimisen. Ota toiminto käyttöön näin: avaa haluamasi tiedoston jakamisasetukset klikkaa oikeassa alakulmassa: Advanced/Lisäasetukset klikkaa Disable options to download, print, and copy for commenters and viewers / Poista kommentoijilta/katsojilta käytöstä lataaminen, tulostaminen ja… Lue lisää…

#3: Älä unohda!

Tässä Google-vinkki, joka on kaltaiselleni harvapäälle tosi näppärä. Tuskin olen ainoa, jolle joskus käy niin, että juuri kun olet vaikkapa lounaalla, niin kalenteri muistuttaa jostain pienestä asiasta. Palaat lounaalta toimistolle ja oletkin jo unohtanut koko asian, eikä se tule enää tulevaisuudessa vastaan. Kun teet kalenteriin merkinnän, esimerkiksi ”Soita Sepolle”, niin kannattaa tapahtuman asetuksista laittaa päälle… Lue lisää…

#2: Treffit helposti

Heti alkuun lienee paikallaan täsmentää, että aikomuksemme ei ole laajentaa toimintaamme treffipalveluihin. Tämä viesti koskee hyödyllisiä kalenterin käyttövinkkejä. G Suitessa on pari tosi näppärää tapaamisten sopimista helpottavaa toimintoa. Näin etsit helposti sinulle jaetuista kalentereista vapaata palaveriaikaa (vaikka työporukan kesken): Paina “Luo” jolla normaalistikin teet tapahtuman, syötä kutsuttavat henkilöt normaalisti oikean reunan valikolla, paina sitten “Etsi ajankohta”… Lue lisää…

#1: Muuttuiko rekisterisi laittomaksi 6.10.2015?

Onko asiakasrekisterisi Google Drivessa, MailChimpissä, Dropboxissa tai muulla amerikkalaisella pilvipalvelimella? Mikäli on, saattoi EU-tuomioistuimen päätös 6.10.2015 herättää Sinulla kysymyksiä tämän laillisuudesta. Päätöksessä todetaan USA:n Safe Harbor –järjestelmä pätemättömäksi. Safe Harbor on USA:ssa käytössä oleva järjestelmä tietosuojan tason varmistamiseksi. Tietosuojan riittävä taso on turvattu, kun yhdysvaltalainen siirronsaaja (esimerkiksi G Suite) on sitoutunut noudattamaan USA:n kauppaministeriön ja… Lue lisää…